Plaats: Den Haag (VNC-kantoor)
1. Opening:
Voorzitter Henk Kool heet eenieder welkom. Hij staat stil bij het overlijden van de oud-VNC- voorzitters Jan Kolkman en Ton Leenders: de vergadering herdenkt hen met een minuut stilte. Berichten van verhindering zijn ontvangen van Theo Oskam (beoogd secretaris) en Albert van Dam. De toegezonden agenda wordt vastgesteld.
2. Vaststelling verslag 2018
De heer Ben Kamphuis constateert dat er op blz. sprake is van mevrouw Kamphuis; dit moet zijn de heer Kamphuis. Daarnaast merkt hij op dat zijn opmerking over de besteding vanuit de reserves (10.000 euro) vooral voor acquisitieactiviteiten (in plaats van het jubileum) zou moeten gaan. De heer Oey Toen Ping (en anderen) stellen er prijs op dat zowel in het jaarverslag als in de notulen de volledige namen (en niet alleen de voornamen) worden genoemd. Met inachtneming van deze wijzigingen gaat de vergaderring onder dankzegging akkoord met het verslag.
3. Bestuurssamenstelling
De voorzitter memoreert de totstandkoming van de (informele) supportgroep en de (mede) daaruit voortkomende werkgroepen. In de afgelopen periode bleek dat de samenstelling en omvang van het bestuur in relatie tot de voorgenomen activiteiten in onbalans was geraakt. Inmiddels is er een compact dagelijks bestuur geformeerd met een duidelijke taakverdeling: voorzitter, secretaris, penningmeester en twee leden. Het algemene bestuur bestaat naast de leden van het dagelijks bestuur voor en belangrijk deel uit leden van de verschillende werkgroepen, aangevuld met de hoofdredacteur van China Nu. De verschillende werkgroepen blijven overigens een belangrijk en op uitvoering gericht frame binnen de VNC.
Het dagelijks bestuur bestaat uit Henk Kool (voorzitter) Ronald Koster (penningmeester), Ed van der Veer, Theo Oskam (secretaris) en Robbert Coops. Het algemeen bestuur bestaat uit Tik Ong, Oey Toen Ping, Monique Tjong, Jaap Post, Xiaoling Sun, Guido van Oss en de leden van het dagelijks bestuur.
De vergadering gaat akkoord met deze bestuurswijziging en –samenstelling onder dankzegging aan de aftredende en nieuwbenoemde bestuursleden. Wel zal e.e.a. nog in de statuten moeten worden gewijzigd (zie ook onder agendapunt 6)
4. Jaarverslag 2018
Het beknopte jaarverslag laat zien welke inspanningen er door het bestuur en vrijwilligers zijn verricht. De (onverwachte en noodzakelijke) verhuizing uit het WTC- gebouw leidde tot de nodige logistieke problemen (bereikbaarheid ed.) maar die zijn grotendeels opgelost. Er zijn een beperkt aantal activiteiten verricht, zoals de organisatie van de Chinese nieuwjaarsviering en de ontvangst van enkele delegaties) en de interne, organisatorische vernieuwing (zie ook onder agendapunt 3). Op verzoek van Ronald Koster zal ook de (samenstelling) van de kascontrolecommissie in het verslag worden opgenomen. De heer Ben Kamphuis vraagt applaus voor Ed van der Feer voor zijn tomeloze inspanningen van de nieuwjaarsviering. Het verslag wordt met de voorgestelde wijzigingen (zie ook onder agendapunt 2) vastgesteld.
5. Verslag 2018 China Nu
Hoofdredacteur Guido van Oss ligt kort toe waar China Nu staat. Het overleg met het VNC- bestuur heeft tot meer duidelijkheid geleid waar het gaat om de onderlinge taakverdeling en verantwoordelijkheden. De VNC is uitgever (met als centrale coördinator Theo Oskam, zelf uitgever), terwijl de redactie verantwoordelijk is voor de inhoud. Guido van Oss is toegevoegd aan het algemeen bestuur. Er zal over en weer – mede daardoor – beter overleg worden gevoerd, ook over de (noodzakelijke) vernieuwingen op het gebied van financiering, acquisitie en marketing, digitalisering enz. Het (kwartaal)blad vormt het belangrijkste uithangbord van de VNC en zou (veel meer dan nu) complementair kunnen zijn aan de VNC- activiteiten. De voorzitter licht desgevraagd toe dat de kosten voor deze uitgave jaarlijks zo’n 5000 euro bedragen. Gestreefd wordt naar kostenverlaging door sponsoring, adverteerders, oplagevergroting (-ledenwerving) en mogelijk ook besparing op druk- en verzendkosten.
De heer Wim van de Poll wil graag ook de relatie tussen China Nu en de te vernieuwen website van de VNC versterkt zien worden bijvoorbeeld door (sommige) artikelen (of samenvattingen daarvan) digitaal op te nemen. De heer Coops merkt op dat het daarvoor mogelijk is in de nieuwe website een (exclusief) ledengedeelte in te richten. De heer Roel Kreeft wil weten hoe het zit met de losse verkoop van China Nu .De voorzitter geeft aan dat verkoop nauwelijks plaatsvindt, ook bij gebrek aan verkooppunten. In dat opzicht zijn de pogingen van de heer Kreeft om exemplaren van het blad bij boekhandels te slijten zeer te prijzen. Guido van Oss merkt op dat het digitaliseren van China Nu toch wel een complex en tijdrovende (extra) activiteit betreft. Verder ziet hij graag dat netwerken vanuit de VNC worden aangeboord om meer bekendheid (en vooral meer abonnementen en advertenties) te werven. De voorzitter merkt op dat daarmee recent een begin is gemaakt met veertig nieuwe abonnees van de Vereniging Vrienden van Xiamen uit Zoetermeer. Mevrouw Chien Seegers heeft grote waardering voor China Nu, maar zij wil de leesbaarheid graag vergroten door de toepassing van een groter lettertype. Ook ziet zij mogelijkheden voor een vergroting van de afzetmogelijkheden door de Chinese gemeenschap in ons land meer bij het blad te betrekken, o.a. door een Chinese en/of Engelse vertaling aan het blad toe te voegen. De heer Corné Hassen Oss vindt het een sympathieke gedachte die echter veel tijd en geld zal gaan kosten.
6. Statutenwijziging
De heer Coops stelt – namens het bestuur voor – de statuten op drie punten te wijzigen. Deze te wijzigen onderdelen van de statuten zijn separaat toegevoegd van dit verslag. Het betreft de wijziging van respectievelijk artikel 2 (doelstelling), artikel 10 (bestuurssamenstelling) en artikel 7 (jaarlijks in plaats van twee jaarlijkse bijeenkomst). De voorgestelde wijzigingen bevestigen in feite de bestaande praktijk bij de VNC.
Bij artikel 2. wordt toegevoegd een nieuw lid luidende “De vereniging wil de economische relaties tussen het Chinese en Nederlandse bedrijfsleven bevorderen door het (mede) organiseren van handelsmissies, het houden van seminars en congressen en behulpzaam zijn bij het leggen van contacten”. Een dergelijke toevoeging breidt deels de doelstellingen van de VNC uit, maar geeft daardoor ook de mogelijkheid om interessanter te worden voor businessleden, terwijl mede hierdoor juist culturele en andere vriendschappelijke relaties kunnen worden gestimuleerd en gefaciliteerd. De heren Wim van de Poll en Nando van Ketwich willen graag het belang van het onderhouden van culturele banden vanuit de VNC.
Benadrukken. De VNC heeft gedurende ruim veertig jaar juist daarmee een belangrijke status kunnen opbouwen, vooral in China zelf. De heer Hugo Nijhof merkt aanvullend op dat “cultuur” in China een andere betekenis heeft dan in Europa. De heer Ben Kamphuis verwijst naar de nieuwjaarsviering waarin traditie, cultuur maar zeker ook economie samenkomen. De heer Coops merkt naar aanleiding van de discussie op dat de toonzetting van de toevoeging enigszins zal worden aangepast. Bij artikel 7 is sprake van een tweetal vast jaarlijkse bijeenkomsten. Aangezien de belangstelling voor de VNC al jarenlang helaas teleurstellend laag is en de decemberbijeenkomst al enkele jaren niet meer heeft plaatsgevonden wordt voorgesteld om deze bepaling te schrappen.
In artikel 10 is sprake van een (algemeen) bestuur. In de nieuwe statuten zal sprake zijn van een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur, conform hetgeen besloten is onder agendapunt 3,
7. Financiën
Penningmeester Ronald Koster geeft een korte toelichting op de financiële verantwoording over 2018 en de begroting voor 2019. De kascontrolecommissie – bestaande uit de heren Oey Toen Ping en Pieter Vaandrager – heeft inmiddels schriftelijk de financiële stukken van de VNC over 2016, 2017 en 2018 bekeken en akkoord bevonden. De voorzitter stelt voor de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt hiermee in.
De heer Wim van de Poll pleit voor een hogere jaarcontributie waardoor meer activiteiten en acquisitie kan worden gefinancierd. Ook kan daarmee de netwerkfunctie van de VNC worden verbeterd. De heer Huub Gulickx wijst op het bestaan van het bedrijfslidmaatschap van de VNC (150 euro op jaarbasis) waar helaas nog weinig gebruik van wordt gemaakt. De heer Jaap Post merkt op dat er in de stukken sprake is van afdelingen. Deze bestaan echter niet meer. De penningmeester zal hierop actie ondernemen. De heer Oey Toen Ping constateert dat er sprake is van vergrijzing van het ledenbestand. Het is de hoogste tijd om vanuit de VNC meer jongeren te activeren met een aantrekkelijk programma en op maat gesneden aanbod. Er zou daartoe een bedrag van 5.000 euro gereserveerd moeten worden in de begroting voor 2019. De voorzitter reageert door erop te wijzen dat de te onderscheiden VNC-werkgroepen ten alle tijde voorstellen (inclusief een begroting) aan het bestuur kunnen voorleggen die bij de uitgesproken ambities passen. De heer Hans Mayer vindt het belangrijk dat de VNC meer gaat samenwerken met andere, verwante verenigingen en organisaties. Dat levert een wederzijdse kruisbestuiving en nieuwe leden (i.c. abonnees) op. De heer Corné Hanssen constateert dat het ledental; achteruitgaat, maar dat in de begroting voor 2019 voor China Nu een verhoging (16.250 euro) is aangeven ten opzichte van 2018 (14.500 euro). De voorzitter geeft aan dat dit o.a. te maken heeft met de aanwas van veertig nieuwer abonnees (zie ook onder agendapunt 5). Op voorstel van de voorzitter keurt de vergadering de verantwoording over 2018 en de begroting over 2019 goed.
8. Vooruitblik 2019: informatie uit de werkgroepen
De heer Van der Feer (werkgroep overheid) geeft aan voorbereidingen te treffen voor een bijeenkomst over toerisme. In ons land zijn de faciliteiten voor individuele Chinese toeristen op een aantal punten nogal beperkt en traditioneel (informatieverschaffing, innovatieve bestemmingen, andere formats/vervoer, digitaal betalen enz.). De heer Wim van de Poll wil hier graag bij betrokken worden. Hij heeft vanuit zijn eigen beroepspraktijk o.a. pogingen gedaan om in de Randstad nieuwe e- bike fietsroutes te ontwikkelen; dit zou een onderdeel kunnen vormen van een nieuwe, meer attractieve benadering van de Chinese toeristenmarkt. Het gaat dan niet meer alleen om Amsterdam of Giethoorn, hetgeen ook past in de nieuwe benadering van de Nederlandse toeristenindustrie.
De voorzitter geeft aan benaderd te zijn tijdens het recente Sjanghai Film Festival om ook in Den Haag een filmfestival te organiseren. Er zijn inmiddels contacten gelegd. De heer Robbert Coops (werkgroep marketing en communicatie) geeft aan dat professionalisering en vernieuwing van de organisatie van de VNC broodnodig zijn, zeker op het gebied van marketing en acquisitie. Er is nu een begin gemaakt met de vernieuwing van de website. Maar ook op andere fronten is vernieuwing noodzakelijk, uiteraard in overleg met het bestuur en in samenwerking met vrijwilligers en leden.
Mevrouw Monique Tjong (werkgroep onderwijs) is bezig samen met de Haagse Hogeschool een themabijeenkomst te organiseren. Ook op het terrein van adoptie (adoptiekinderen en hun Nederlandse ouders) bestaat veel belangstelling voor informatie- en ervaringsuitwisseling.
9. Rondvraag
De heer Ben Kamphuis vraagt aandacht voor een houten kist met inhoud (tentoonstellingsmateriaal) die al geruime tijd ongeopend in de opslag staat. De voorzitter belooft hier binnenkort (niet letterlijk) in te duiken. Ook stelt de heer Ben Kamphuis voor allerlei geschenken ter veiling te brengen.
De heer Oey Toen Ping wil graag betrokken zijn bij de ontwikkeling van een (mogelijk) filmfestival in Den Haag. De voorzitter zegt dat graag toe.
De heer Ed van der Feer wijst op nieuwe wetgeving in China die het makkelijker maakt om vanuit de westerse wereld te investeren in China, zij het onder bepaalde voorwaarden. Hij stelt zich voor samen met de financiële wereld een seminar over re organiseren in 2020.
10. Sluiting
De voorzitter sluit onder dankzegging de vergadering.
